ارائه راهکار نرم‌افزاری مدیریت چاپ

یکی دیگر از راهکارهای موثر جهت ایجاد بهره‌وری بیشتر و کاهش هزینه‌های چاپ استفاده از راهکار نرم‌افزاری مدیریت چاپ است. این نرم‌افزار بر روی سرور نصب شده و تمام پرینترهای متصل به شبکه را مدیریت و قابلیت‌های فراوانی برای مدیریت سازمان ایجاد می‌کند.

در ادامه به برخی ویژگی‌های این راهکار اشاره می‌شود:

 

1-قابلیت نمایش(Print Visibility)

با استفاده از این راهکار در هر لحظه می‌توانید ببینید چه کسی در حال ارسال دستور چاپ است، چه چیزی چاپ می‌شود، اسناد مختلف در چه زمانی و هر کدام از آن‌ها از طریق کدام پرینتر چاپ شده‌اند. تمامی این اطلاعات در داشبود مرکزی و آرشیو اسناد چاپ شده این نرم‌افزار قابل رویت می‌باشند.  

 

2-سیاست‌های چاپ (Print Policies)

با استفاده از این راهکار می‌توانید قوانین هوشمندانه وضع کنید و دسترسی‌های کاربران را تعریف و محدود کنید. فیلترهای تعریف شده بسیاری نیز در این نرم‌افزار وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.

  • استفاده از پنجره‌های باز‌شونده برای تشویق کاربر به چاپ دو طرف
  • هدایت پرینت‌های حجیم به پرینترهای قوی‌تر
  • اخطار به افراد برای چاپ نکردن ایمیل‌ها و چاپ رنگی صفحات اینترنتی
  • مشخص کردن پرینتر دارای خطا با نمایش پیغام خطا (به عنوان مثال گیر کردن کاغذ...)
  • اخطار کم شدن تونر پرینتر
  • تعریف کردن هزینه چاپ هر ورق
  • تعریف تبدیل خودکار پرینت‌ها به سیاه و سفید برای کاربران خاص
  • حذف اتوماتیک پرینت های تکراری
  • ·...

3- ساده سازی فرآیند چاپ از طریق راهکار (BYOD  (Bring Your Own Device

با استفاده از این راهکار کابران قادر خواهند بود از هر دستگاهی (موبایل، لپ‌تاپ، تبلت و با سیستم عامل‌های مختلف) اقدام به چاپ اسناد خود بکنند. صرفنظر از اینکه سرور پرینتر یا کاربر از چه سیستم عاملی استفاده می‌کنند، با به کار بستن این راهکار کاربران قادر خواهند بود از دستگاه‌ها و محل‌های مختلف سازمان دستورات پرینت خود را ارسال کنند. 

 

4-امنیت دستگاه و مدارک

یکی از قابلیت‌های منحصر به فرد این راهکار، «مرا پیدا کن» است. با بهره‌گیری از این قابلیت کاربر با ارسال دستور چاپ خود بر روی شبکه قادر خواهد بود هر زمانی که حضوری به دستگاه مراجعه کرد، فرآیند چاپ را آغاز کند و اسناد خود را تحویل بگیرد. این راهکار به شما این امکان را نیز می‌دهد که نزدیک ترین پرینتر به مکان فعلی‌تان را پیدا کنید و برای شرکت‌های بزرگ با سایت‌های زیاد راهکاری بسیار موثر خواهد بود. 

هنگامی که چندین پرینتر در دسترس باشند، این قابلیت به شما اجازه خواهد داد که با استفاده از یک الگوریتم «تعادل بار» بهترین پرینتر با توجه به تعداد پرینت، فاصله و اخطارهای خطای ثبت شده برای پریتنرها را پیدا کنید.

 

5-کنترل هزینه‌ها

با استفاده از این راهکار قادر خواهید بود تا هزینه‌ها را بر اساس کاربر، دپارتمان، مشتری یا هر گونه حساب مشترک دیگری مشاهده کنید. یکی دیگر از ابزارهای کنترلی که در اختیار شما قرار می‌گیرد اختصاص بودجه به کاربران، دپارتمان یا مشتری‌ها است. با این کار کاربران قادر خواهند بود حساب خود را مشاهده کنند و با تمام شدن بودجه اختصاص داده شده دیگر قادر به ارسال دستور چاپ نخواهند بود. برای ایجاد دسترسی مجدد به کاربرانی که بودجه چاپ‌شان تمام شده است، می‌توان درگاه پرداخت درون نرم افزار تعریف کرد.

 

6-ابزارهای کاربران

با استفاده از این راهکار کاربران قادر خواهند بود در داشبورد از پیش تعریف شده، قانون‌ها، سیاست‌های چاپ و هزینه‌های آن را مشاهده کنند. همچنین مشاهده خواهند کرد که با هر پرینت چه مقدار کاغذ، کربن و انرژی الکتریکی هدر داده‌اند.

  • تعداد درخت‌هایی که برای ایجاد آن تعداد برگ کاغذ بریده شده‌اند.
  • کربن یا میزان دی اکسید کربن معادل آن در گاز‌های گلخانه‌ای که در فرآیند تولید کاغذ آزاد خواهند شد.
  • میزان انرژی الکتریکی که برای تولید کاغذ صرف می‌شود. برای درک بهتر این موضوع، میزان زمان معادلی که لازم است تا یک لامپ 60 وات روشن بماند نمایش داده می‌شود.

 

7-سیستم اسکن یکپارچه

برای بهبود هر چه بیشتر فرآیند‌های اتوماسیون اداری، کاربران قادر خواهند بود که از دستگاه اسکنر برای اسکن اسناد مستقیم به ایمیل یا پوشه به اشتراک گذاشته شده درون سرور استفاده کنند.